Moderation

Der passende Seminarraum

Zwischen Wunschraum und Wirklichkeit

Durch große Fenster fällt Tageslicht auf Tische in lockerer U-Form; davor bleibt reichlich Platz für Übungen; zwei Flipcharts warten mit frischem Papier, der Beamer läuft schon; nebenan steht ein kleiner Gruppenraum bereit; und draußen lädt ein Innenhof dazu ein, das nächste Partnergespräch im Gehen zu führen.

So sieht er aus, der Raum, in dem Seminare einfach Freude machen. Im Trainingsalltag sieht das allerdings manchmal anders aus:

Der Besprechungsraum dient nebenbei als Lager für die Ordner der Buchhaltung. Die Jalousie klemmt auf halber Höhe. Das WLAN-Passwort kennt nur der Kollege, der heute auf Urlaub ist. Hinter der Glaswand sitzt das halbe Großraumbüro und verfolgt jedes Rollenspiel mit großem Interesse. Um zwölf stellt sich heraus, dass der Raum ab Mittag eigentlich für die Geschäftsführung reserviert ist.

Über manche dieser Räume lacht man im Nachhinein. Am Seminartag selbst ist das weniger lustig, für Trainer:innen ebenso wie für die Teilnehmer:innen. Eine Gruppe, die den ganzen Tag üben, moderieren und in Kleingruppen arbeiten soll, braucht Platz, Licht und frische Luft.

In diesem Blog-Beitrag erfahren Sie, was einen idealen Seminarraum ausmacht. Dazu gibt es meine praktische Checkliste zum Herunterladen.

Platz zum Üben: Größe und Bestuhlung

Für ein Übungsseminar (Praxisseminar) bei einer Gruppengröße von 12 Personen braucht es mindestens 40 m². Ein Raum, der gerade reicht, solange alle sitzen, ist jedenfalls zu klein. In einem praxisorientierten Seminar sitzt niemand den ganzen Tag. Die Teilnehmer:innen führen Gespräche, stehen am Flipchart, moderieren selbst und geben einander Feedback. Dafür brauchen sie Bewegungsfreiheit.

• U-Form oder Inseln: Tische und Stühle stehen am besten in U-Form oder als Inseln (Blocks).
• Vorne braucht es viel Platz: Der wichtigste Bereich im Raum ist die freie Fläche vor der Gruppe. Hier wird geübt, präsentiert und moderiert, oft mehrmals pro Stunde.
• Bewegliche Möbel: Tische und Stühle sollten sich leicht verschieben lassen. So wird aus der U-Form in wenigen Minuten ein Sesselkreis oder eine Übungsfläche für Rollenspiele.
• Gute Sicht für alle: Leinwand, Flipchart und Pinnwände sollten von jedem Platz aus gut zu sehen sein, ohne Säule dazwischen. 

Eigene Orte für Kleingruppen

Für das Arbeiten in Kleingruppen sind ein bis zwei weitere Plätze nahe am Seminarraum optimal: ein Gruppenraum, eine Sitzecke im Foyer oder ein ruhiger Bereich am Gang.

Arbeiten alle Kleingruppen im selben Raum, wird es schnell laut, und die Gruppen lenken einander ab.

Bei Schönwetter lässt sich ein Teil des Seminars gut nach draußen verlegen, auf eine Terrasse oder in den Innenhof. Ein Partnergespräch im Gehen fühlt sich oft leichter an als am Tisch, weil man einander nicht gegenübersitzt. Auch Reflexionsrunden und Kleingruppenarbeiten eignen sich gut. Ideal ist ein ruhiger Ort mit etwas Schatten, der in wenigen Minuten erreichbar ist

Licht, Luft und Temperatur

Tageslicht, frische Luft und eine angenehme Temperatur entscheiden darüber, wie lange eine Gruppe aufnahmefähig bleibt.

Tageslicht hält wach, künstliches Licht allein ermüdet über einen langen Seminartag. Jalousien oder Vorhänge sind trotzdem wichtig, damit die Beamer-Projektion gut lesbar ist, ohne den ganzen Raum abzudunkeln.

Viele Menschen in einem Raum verbrauchen die Luft schneller, als man denkt. Fenster, die sich öffnen lassen, sind deshalb Gold wert. In jeder Pause wird kurz und kräftig gelüftet.

Die Heizung oder Klimaanlage sollte sich im Raum selbst regeln lassen. Lieber etwas kühler als zu warm, denn Wärme macht müde. Im Sommer hilft ein Sonnenschutz, damit sich Räume mit großen Glasflächen nicht aufheizen.

Ruhe und ein geschützter Rahmen

In praxisnahen Seminaren arbeiten die Teilnehmer:innen an Situationen aus ihrem eigenen Arbeitsalltag. Fehler sind dabei ausdrücklich erwünscht, denn nur wer ausprobieren darf, lernt wirklich. Dafür braucht es einen Raum, in dem man sich nicht beobachtet fühlt.

• Eine Glaswand zum Großraumbüro etwa lenkt stark ab. Und ein Hinweisschild an der Tür sorgt dafür, dass niemand „nur kurz“ hereinschaut.
• Ein Raum direkt neben der Produktionshalle, der Kantine oder einer Baustelle kostet Konzentration. Auch dünne Wände, durch die man jedes Wort hört, schaden dem offenen Gespräch.
• Liegt der Seminarraum direkt neben dem eigenen Büro, ist der Weg zum Telefon kurz. Ein Raum in einem anderen Gebäudeteil hilft allen, für diesen Tag wirklich abzuschalten.

Pausen

Gute Pausen sind Teil des Lernens: Das Gehörte setzt sich, und oft entstehen da die besten Gespräche. Ideal ist ein Pausenbereich außerhalb des Seminarraums. Wasser steht den ganzen Tag bereit, Kaffee, Tee und kleine Snacks gibt es in den Pausen.

Technik und Material

Die benötigte Technik ist in den meisten Seminaren überschaubar, aber sie muss verlässlich funktionieren. Nichts nimmt einer Gruppe so schnell den Schwung wie ein Beamer, der erst nach zwanzig Minuten ein Bild zeigt.

Aus diesem Grund sollte der Raum auch eine Stunde vor Seminarbeginn eingerichtet und aufgeräumt sein. So bleibt den Trainer:innen Zeit, Material aufzubauen und die Technik zu testen.

Eine geeignete Seminarraum-Ausstattung umfasst beispielsweise

• Zwei Flipcharts inklusive Papier
• Zwei Pinnwände inklusive Papier bzw. Whiteboard
• Einen Beamer mit Ton oder einen extra Lautsprecher
• Das WLAN-Passwort für die Trainer:innen
• Eine Steckdose oder ein Verlängerungskabel in Reichweite des Beamers
• Freie Wandflächen

Der Raum sollte für die gesamte Seminarzeit fix gebucht sein. Bei mehrtägigen Seminaren hilft es, wenn er sich über Nacht versperren lässt. Dann bleiben Material und Flipchart-Bögen bis zum nächsten Morgen hängen und die vertrauliche Arbeitsatmosphäre bleibt erhalten.

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Gute Orte für jedes Gespräch

Was für Seminare gilt, gilt im Kleinen für jedes Gespräch im Unternehmen. 

• Teambesprechungen und Meetings: In einem stickigen Raum ohne Fenster wird auch eine kurze Besprechung zäh. Frische Luft, Tageslicht und eine Sitzordnung, in der alle einander sehen, bringen Leben in jede Runde.
• Mitarbeitergespräche: Wer über Ziele, Entwicklung oder Kritik spricht, braucht Vertraulichkeit. Hilfreich ist außerdem, über Eck statt frontal gegenüberzusitzen. Das nimmt dem Gespräch die Härte.
• Kundengespräche: Kund:innen lesen am Raum ab, welchen Stellenwert sie haben. Ein aufgeräumter, heller Raum mit Getränken auf dem Tisch sagt „Willkommen“, bevor das erste Wort fällt.

Warum der Rahmen auch für den Wissenstransfer so wichtig ist, lesen Sie in meinem Beitrag über gelungenen Wissenstransfer: https://steinerconsulting.at/blog/gelungener-wissenstransfer/

Mir ist klar: Nicht jeder Raum erfüllt jeden Punkt meiner Checkliste. Wichtig ist, dass Sie sich schon bei der Planung darüber Gedanken machen.

Bei Fragen zu Ihrem Seminarraum melden Sie sich gerne bei mir: office@steinerconsulting.at, Tel. 02645 8770